FASES DEL CICLO DE VIDA DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

El desarrollo de un sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución .Toma tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas para el desarrollo de un SIG computarizado para su institución.
El desarrollo de un sistema de información gerencial obliga a una institución a evaluar y articular aspectos centrales de la institución:
¿Qué es lo que ésta desea lograr?¿Cómo lleva a cabo sus funciones?¿Cómo determina el éxito? Por lo tanto, la elaboración de un SIG debe ser adaptado a las necesidades de la institución requiere de un enfoque integrado y prospectivo.

Ciclo de vida de los sistemas de información

Los sistemas de información gerencial tienen un ciclo de
vida que consta de las siguientes fases:
1. Planificación
2. Análisis
3. Diseño
4. Implementación
5. Uso y mantenimiento
El tiempo de duración del ciclo de vida de un sistema
específico depende de: tipo de la organización, recursos a
utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros.
Sin embargo, cualquier sistema de información, sea éste
manual o computarizado deberá ser susceptible a mejora,
adaptación, adecuación y ajuste, ya que tiene que
responder a las condiciones dinámicas de las organizacion

La fase de planificación

Es importante porque permite definir:
• Alcance del proyecto.
• Factores potencialmente críticos.
• Orden de las tareas.
• Base para el control del desarrollo.


Durante la primera etapa del ciclo se aplica el enfoque
sistémico para la resolución de problemas, el cual comprende una
serie de pasos. El reconocimiento, normalmente es realizado por
los gerentes, para determinar la existencia de un problema o la
necesidad de implementar un sistema de información.

1. Definición del problema, en el cual se determina dónde se
encuentra el problema y cuál es la causa.

2. Determinación de los objetivos, que el sistema debe
cumplir para satisfacer a los usuarios.

3. Identificación de las restricciones del sistema, para
adecuarse a las condiciones internas y externas de la EPSA,
ya que cualquier sistema nunca estará libre de restricciones.

4. Análisis de la factibilidad técnica, económica, legal y
operativa; que determinan los factores que influirán en la
capacidad del sistema, para alcanzar los objetivos deseados.
De ser factible, se realiza el estudio del sistema y el impacto
esperado en la EPSA, con un plan de desarrollo indicado en
las etapas de análisis, diseño e implementación.

5. Aprobación o rechazo del proyecto, en este punto se analiza
las ventajas y desventajas del mismo, en base a los objetivos y
la forma propuesta para alcanzarlos. Normalmente este paso,
es realizado por la alta gerencia de la EPSA.

6. Control de avance, si el proyecto es aprobado, se
establece un programa, en el que se especifican:
resultados, responsables y plazos.

Fase de análisis

Luego de la fase de planificación, se pasa a la fase de
análisis, en la que se estudia las necesidades de información
de los usuarios finales, constituyéndose la base del diseño de
un sistema de información. En esta fase se siguen los
siguientes pasos:

1. Comunicación del proyecto, este paso es
importante, debido a que se asegura la
cooperación de los empleados y se despejan dudas
y temores acerca del proyecto y del impacto de
éste en la compañía.

2. Organización del equipo del proyecto, que realizará el
estudio del sistema.

3. Definición de las necesidades de información de los
usuarios, mediante: entrevistas personales, observaciones,
revisión de archivos y encuestas.

4.Definición de criterios de desempeño del sistema,
especificando exactamente lo que debe lograr el sistema en
cuanto a: contenido, plazos y formas de presentación.

5. Preparación de la propuesta de diseño, que tiene que ser
aprobada por el grupo integrante en la toma de decisiones.

Fase de diseño

Consiste en la descripción y determinación de los
procesos y datos que requiere el nuevo sistema.

1. Preparación del diseño detallado del sistema, en forma
conjunta con los analistas y los usuarios, documentando el
mismo con el mayor detalle posible.

2. Identificación de alternativas del sistema, para llevar a
cabo las tareas.

3. Evaluación de las alternativas del sistema.

4. Selección de la mejor configuración, que permita satisfacer
los criterios de desempeño.

5. Preparación de la propuesta de implementación, en la
cual se indican: los trabajos de ejecución a realizar, beneficios
esperados, costos y tiempos.

6. Aprobación de la implementación del sistema, por parte
de la alta dirección.

Fase de implementacion

Comprende la adquisición e integración de los recursos
físicos y conceptuales.

1. Planificación de la implementación.

2. Anuncio de la implementación del nuevo sistema, a todos
los empleados para su información y cooperación.

3. Adquisición del hardware escogido.

4. Adquisición del software necesario.

5. Preparación de la base de datos, necesarios para el
nuevo sistema.

6. Preparación de las instalacio
nes físicas, si es necesario
construirlas y que estén listas junto con el sistema.

7. Capacitación a los usuarios y participantes, en el papel
que desempeñarán con el nuevo sistema.

8. Preparación del proceso de corte y cambio del uso del
antiguo sistema (si es que existe) y uso del nuevo.

9. Corte y cambio al nuevo sistema, para este efecto,
existen cuatro posibilidades de ponerlo en marcha: mediante
un sistema piloto de prueba; en forma inmediata, realizar el
cambio en un solo día ó por fases, poniendo en uso parte por
parte; y en forma paralela, manteniendo el antiguo sistema
hasta que el funcionamiento del nuevo sea satisfactorio.


Fase de uso y mantenimiento

Esta es la etapa final del ciclo de desarrollo
de sistemas. Comprende: supervisión, evaluación y
modificación de un sistema. Los pasos a seguir son
los siguientes:

1. Uso del sistema, para cumplir con los objetivos propuestos.

2. Auditoria del sistema, para determinar el cumplimiento de
los criterios de desempeño.

3. Mantenimiento del sistema, son las modificaciones que se
realiza, para que el sistema siga proporcionando el apoyo
requerido. Estas modificaciones son efectuadas con la
finalidad de: corregir errores detectados puestos en evidencia
durante su uso; mantener vigentes los sistemas, adaptarse a
las modificaciones en el entorno; y para mejorar los sistemas,
de acuerdo a sugerencias de los usuarios.

4. Formulación de propuestas de reingeniería, cuando el
sistema ya no cumple los propósitos iniciales o cuando se
introducen nuevas condiciones.

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES EN GRUPO (GDSS)

Las decisiones más complejas tomadas dentro de las organizaciones son hechas por un grupo de personas. Conforme la complejidad de la toma de decisiones aumenta, la necesidad de juntas y de trabajo en equipo se incrementa. La preparación de cada junta y la dirección de las mismas puede ser un proceso complejo. Es por ello que los sistemas electrónicos pueden ser la solución; los llamados Sistemas de Soporte de Decisión en Grupo (GDSS).

Actualmente existen métodologías de proceso de grupo bien estructuradas como la lluvia de ideas, la Técnica del Grupo Nominal (TGN) y el método Delphi, que sirven para soportar el trabajo en grupo, sin embargo estos métodos pueden ser largos y costos.
Un SSDG puede ser definido de diferentes maneras. De acuerdo a Huber (1984) un SSDG consiste en un juego de softwares, hardwares, componentes lingüísticos y procedimientos que ayudan un grupo de gente comprometidos en tomar una decisión. Por otro lado DeSanctis y Gallupe (1987) lo definen como un sistema interactivo basado en computadora que facilita la solución de problemas no estructurados por un grupo de tomadores de decisión. Los componentes de un SSDG incluyen hardware, software, personas y procedimientos. Todos estos componentes están arreglados de tal manera para ayudar en el proceso para llegar a una decisión.

Es útil según sea el contexto (locaciones, actividades y tareas), el cual varía enormememnte de una decisión a otra. Es práctico pensar en un GDSS en términos de actividades grupales comunes que potencialmente pueden ser ayudadas por sistemas computacionales. En éstos existe la información recuperada que incluye una selección de datos de una base ya existente como recuperación de datos de otros miembros del grupo. La información compartida, que es desplegada a todo el grupo por medio de una pantalla o es enviada a un grupo seleccionado de estaciones de trabajo. Y el uso de la información que implica la aplicación de tecnología de softwares (como paquetes de modelación o programas de aplicación específica), procedimientos, técnicas de solución de problemas en grupo para alcanzar una decisión grupal (Bidgoli, 1996)

Características de un SSDG

§ El SSDG es un sistema de información especialmente diseñado y no solamente una configuración de componentes del sistema ya existentes
- Un GDSS es diseñado con el objetivo de ayudar a la toma de decisiones grupales en el trabajo. Por ello el SSDG debe mejorar el proceso de toma de decisión o el resultado del grupo.
- Un GDSS ES fácil de aprender a usar, ya que deberá ser utilizado por personas con diferentes niveles de conocimientos.
- El GDSS está diseñado para un tipo de problema o para una variedad de decisiones organizacionales a diferentes niveles.
-El GDSS está diseñado para fomentar actividades como generación de ideas resolución de conflictos y libertad de expresión.
- El GDSS contiene mecanismos ya construídos que desalientan el desarrollo de comportamientos grupales negativos como conflictos destructivos, mala comunicación y pensamientos de grupo.


Las múltiples ventajas de los GDSS se centran en el desempeño, la efectividad en grupos grandes y la mejoría de la participación individual. Estas ventajas representan ganancias en el resultado del proceso al reducir las pérdidas en el proceso y permiten obtener un resultado mejor mediante el empleo de tecnología de soporte de decisiones en grupo. Estos hallazgos iniciales indican que la efectividad del proceso actual se incrementa cuando los métodos tradicionales son ayudados por la tecnología.

ARTICULO SOBRE SAP R3


En la actualidad, y con el fin de afrontar las necesidades que surgen en el seno de las empresas para lograr una productividad más eficaz, existen una gran cantidad de alternativas de software que se aplica a toda la cadena que recorre un producto. Una de las más utilizadas, y en las que se basan otros sistemas, es el denominado SAP R/3, cuyos orígenes se remontan a Alemania.

El SAP R/3 es un sistema de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) que ha sido diseñado en base a una plataforma que ofrece una gran versatilidad de programación, facilidad de uso, y precisión en el manejo total de los datos recolectados.

Su nombre se remite a dos factores importantes que caracterizan a dicho software. En principio, la R se refiere al procesamiento en tiempo real, y el número 3 a los tres niveles de la arquitectura de procesos con los que trabaja: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

Mediante este interesante sistema de gestión es posible realizar un control exhaustivo de todos los procesos y operaciones que se realizan dentro de una compañía, almacenando la información que puede ser utilizada por cualquier sector de la organización.

El sistema R/3 esta diseñado en módulos claramente diferenciados, que responden a las necesidades propias de cada una de las áreas de una empresa.

A su vez, cada uno de los módulos que conforman este sistema poseen diferentes submódulos que interactúan entre sí, ofreciendo de esta manera una colección precisa y diferenciada de la información referente a los productos fabricados por la compañía, desde la recepción de las materias primas, pasando por la manufactura y empaquetado de los artículos, hasta la entrega del producto terminado en el punto de venta.

Modulo FI

En principio, se encuentra el módulo denominado FI, que se refiere al sector de las finanzas de la empresa, y el cual a su vez está integrado por diferentes submódulos, tales como GL (contabilidad general), AP (cuentas por pagar), AR (cuentas por cobrar), CO (contabilidad de costos), AM (administración de activos) y CA (gestión de contratos).

Modulo SD

Otro de los módulos que componen el sistema es el SD, que se encarga del área de ventas y distribución, y el cual posee dos submódulos, LETRA (logística y ejecución de transportes) y LIS (sistema de información de logística).

Modulo MM

Luego encontramos el módulo MM, que ofrece una importante plataforma para la gestión de materiales, tanto para almacenes como para inventarios. Este módulo se halla compuesto por los submódulos de WM (gestión de almacenes) y IM (gestión de inventarios).

Modulo PP

El sistema R/3 también posee un importante módulo dedicado al sector de la producción, que ha sido denominado PP, nombre que responde a la planificación de la producción. La necesidad de información precisa en este punto ha hecho que el módulo PP esté integrado por diferentes submódulos de igual importancia: PM (control de piso), PI (gestión de fórmulas), QM (aseguramiento de calidad) y E&HS (gestión del medio ambiente).

Modulo HR

Otro de los módulos que integra el sistema R/3 es el denominado HR, creado para el área de recursos humanos, y el cual se halla compuesto por los submódulos de PA (administración de personal), PD (desarrollo de personal) y PY (nomina).

Modulo BC

Por último, el sistema posee un módulo destinado a la tecnología, denominado BC, que está integrado por los submódulos de STMS (sistema de corrección y transporte) y ABAP (lenguaje nativo de SAP R/3 para permitir la programación).

Para conocer más información acerca del funcionamiento de este software, te recomendamos la lectura del artículo titulado "Las ventajas del SAP R/3".


Por Graciela Marker para Informática-Hoy


ANALISIS DEL ARTICULO EN BASE A UNA APLICACION REAL

El sistema SAP R3 como se define en el articulo es un sistema que engloba todos los procesos que maneja una empresa, es un sistema amigable que puede ser usado por distintas clases de personas.

SAP responde a la necesidad de cada empresa, en el caso de la empresa donde laboro este realiza procesos administrativos, determinacion de costos, liquidaciones, masivos, trazabilidades, muestreos de datos, etc.

En el departamento donde trabajo (departamento de movil en CANTV)lo utilizamos para llevar la trazabilidad de los equipos(celulares) y los tiempos de estos. La trazabilidad para nosotros es desde que el cliente entrega su equipo movil en una oficina comercial,para ser reparado por garantia, hasta que este llega a nuestras manos y culmina cuando es nuevamente entregado al cliente.

Toda esto es controlado y vigilado por SAP.

SISTEMAS DE INFORMACION

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
  Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Actividades que realiza un Sistema de Información

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
• Facturas (interfase automático).
• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

• Cálculo de antigüedad de saldos.
• Cálculo de intereses moratorios.
• Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
• Catálogo de clientes.
• Facturas.

Salidas:

• Reporte de pagos.
• Estados de cuenta.
• Pólizas contables (interfase automática)
• Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Sistemas Transaccionales

Sus principales características son:

• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos

Sus principales características son:

• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Aplicación de los sistemas de información

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

Áreas de trabajo

El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:

• Estrategia de los sistemas de información.- Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es decir sobre como debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la finalidad del SI.
• Gestión de los sistemas de información.- Se trata de determinar la forma en que debe usarse un SI según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
• Desarrollo de los sistemas de información.- Comprende el diseño e implementación de dichos sistemas.

Cada una de estas ramas se subdivide a su vez nuevas disciplinas que se entrecruzan con otras ciencias y con otras disciplinas de la administración tales como ciencias de la computación, ingenierías, ciencias sociales y del comportamiento y la administración de negocios.